Oto szczegółowy opis struktury pierwszego spotkania mediacyjnego. Te kroki pomagają w ustaleniu profesjonalnej i konstruktywnej atmosfery, budując wzajemne zaufanie oraz sprzyjają efektywności procesu mediacyjnego:

1. Powitanie, Przedstawienie się i Wprowadzenie

Mediator rozpoczyna spotkanie od serdecznego powitania wszystkich stron i przedstawienia się. Krótko opisuje swoje doświadczenie i kompetencje, co buduje atmosferę zaufania.

2. Wyjaśnienie, czym jest Mediacja

Mediator tłumaczy, czym jest mediacja – wskazuje na to, że jest to dobrowolny, poufny proces mający na celu pomoc stronom w znalezieniu wspólnego rozwiązania. Podkreśla, że mediacja nie jest rozprawą sądową ani arbitrażem, a mediator nie narzuca żadnych rozwiązań.

3. Wyjaśnienie Roli Mediatora

Mediator przedstawia swoją rolę jako osoby neutralnej, wspierającej komunikację i pomagającej stronom w dochodzeniu do porozumienia. Wyjaśnia, czy mediacja będzie prowadzona w stylu ewaluatywnym (gdzie mediator może sugerować pewne rozwiązania) lub facylitatywnym (gdzie mediator pełni rolę bardziej wspierającą, bez sugerowania rozwiązań).

4. Informacja o Zasadach Mediacji

Mediator omawia podstawowe zasady mediacji:

• Neutralność – mediator nie opowiada się po żadnej ze stron.
• Bezstronność – mediator traktuje obie strony równo.
• Poufność – informacje ujawnione podczas mediacji nie są przekazywane osobom trzecim.
• Akceptowalność – strony powinny akceptować mediatora oraz zasady mediacji.
• Dobrowolność – uczestnictwo w mediacji jest dobrowolne, co oznacza, że każda ze stron może w dowolnym momencie zrezygnować.

5. Wyjaśnienie Przebiegu Mediacji

Mediator wyjaśnia, jak będzie przebiegała mediacja – opisuje jej strukturę, liczbę spotkań, a także możliwe etapy. Często na tym etapie omawiane są sesje indywidualne (tzw. „caucusy”) oraz wspólne.

6. Informacja o Organizacji Spotkania Mediacyjnego

Mediator omawia szczegóły techniczne dotyczące przebiegu spotkania: ile będzie trwało, jakie zasoby są dostępne dla uczestników, jakie są oczekiwania co do zachowania stron i współpracy.

7. Ustalenie Reguł Zachowania

Mediator wspólnie ze stronami ustala zasady, jakie będą obowiązywać podczas mediacji, np. wzajemny szacunek, nieprzerywanie wypowiedzi, komunikowanie się w sposób spokojny i konstruktywny.

8. Informacja o Kosztach Mediacji

Na tym etapie mediator przedstawia informacje o kosztach mediacji – zarówno o stawce godzinowej, jak i o ewentualnych opłatach dodatkowych (np. za dodatkowe spotkania).

9. Odebranie Zgody na Mediację, Akceptacja Mediatora i Zawarcie Umowy o Mediację

Po przedstawieniu zasad mediator prosi strony o formalne wyrażenie zgody na mediację oraz na jego osobę jako mediatora. Następnie strony podpisują umowę o mediację, w której są określone ustalone warunki, zasady oraz koszty mediacji.